PLAN DE DESARROLLO ”UNA ESPERANZA SOCIAL DE MANOS ABIERTAS PARA TODOS 2012-2015” GÁMEZA, BOYACÁ

Objetivo: Hacer que la población del Municipio de Gámeza logre mejores condiciones y calidad de vida.

Lugar: Gámeza - Boyacá

Plazo:  4 años  (2012-2015)

Presupuesto: Presupuesto y el Plan Operativo Anual de Inversiones, así como todas las Acciones que adelante el Gobierno Municipal, se ceñirán estrictamente a lo previsto en el Plan de Desarrollo Municipal

Empresa: Alcaldía Municipal de Gámeza

Patrocinador Principal: Sistema General de Regalías 

Localización: Las  áreas objeto de intervención El Municipio presenta como divisiones administrativas tradicionales el sector urbano determinado por el perímetro urbano y el sector rural el cual está conformado por seis (6) veredas:

· Vereda Satoba

· Vereda de Villa Girón

· Vereda de Saza

· Vereda de Motua

· Vereda de Guanto

· Vereda de San Antonio

Propósito: que Gámeza sea el mejor municipio de Boyacá, con una población con mejores condiciones y calidad de vida, con desarrollo urbanístico y ambiental sostenible, con altos niveles de calidad, cobertura y continuidad en la prestación de servicios de su competencia; competitivo y productivo gracias a la apropiación de la ciencia, la tecnología e innovación, la adecuada educación y nivel de competencias de sus habitantes; con un gobierno transparente, equitativo y participativo sustentado en una efectiva gestión publica y una administración municipal solida administrativa y financieramente.

Alcance: Es una herramienta y las posibilidades que representaría como instrumento para medir el avance estratégico, característica del CMI que ha posibilitado que este se considere hoy como el instrumento más importante dentro de la gestión empresarial en los próximos 50 años.

De esta manera el CMI proporciona una visión dinámica de los aspectos las actividades esenciales, permitiendo esto, que se pueda observar la tendencia y la evolución de los indicadores esenciales, lo que permitirá anticipar y tomar decisiones estratégicas de una manera óptima. Todo este proceso pretende finalizar en una propuesta práctica metodológica de alineamiento organizacional a través de una vivencia institucional en la Administración Pública Territorial.

Impacto macroeconómico: Biodiversidad, alto potencial del recurso agua. 

Impacto ambiental: Contribuir a la sostenibilidad del desarrollo a través de la reducción del impacto del cambio climático en la población y su entorno.

Se creará una cooperativa en la cual  se  llevará una  organización híbrida o matricial.

	DESCRIPCION	¿Quién esta a cargo?
MIXTA O MATRICIAL	Organización hibrida donde se reportan los  avances a gerente de proyecto y a un gerente funcional	Estan  a cargo los dos pero la  responsabilidad es de cada uno

Análisis de los Interesados (Matriz poder Interés)

Entradas	Herramientas y Técnicas	Salidas
-          Acta de Constitución del Proyecto -          Documentos de Adquisición -          Factores ambientales de la organización. -          Activos de los procesos de la organización	-          Análisis de los interesados -          Juicio de expertos	-          Matriz de stakeholders (registro y estrategias de gestión)

Presenta y explica de manera concreta información relevante sobre los interesados como el nombre, el tipo, los objetivos del proyecto sobre los que el interesado muestra inquietud o sobre los que puede influir debido a la posición que ocupa, el nivel de interés y poder que ejercen sobre el éxito del proyecto, y las estrategias que se llevarán a cabo para gestionar de manera eficaz y eficiente sus expectativas a lo largo de la ejecución y conclusión del proyecto.

Gestionar los Compromisos con los Interesados

Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus necesidades/requisitos, resolver polémicas y fomentar grupos de interés adecuados.

Sistemas de Gestión de la Información

Las actividades de comunicación incluidas en estos procesos a menudo pueden presentar numerosas dimensiones potenciales que se han de tener en cuenta, incluyendo, entre otras:

• Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros proyectos, organizaciones, el público);
• Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos electrónicos, memorandos, discusiones ad hoc);
• Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organización) y horizontal (entre pares);  Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales); y Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal). 

La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección general y a la dirección de proyectos. Éstas incluyen, entre otras:

• Escuchar de manera activa y eficaz;
• Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión;
• Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que éste pueda ser más eficaz;
• Investigar los hechos para identificar o confirmar información;
• Investigar y gestionar expectativas;
• Persuadir a una persona, a un equipo o a una organización para llevar a cabo una acción;
• Motivar para proporcionar estímulo y confianza;
• Orientar para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados;
• Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes;
• Resolver conflictos para prevenir impactos negativos; y
• Resumir, recapitular e identificar los próximos pasos.

Tomado de © 2013 Project Management Institute. Guía de los ®) — Quinta Edición Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK)

Modelos de Comunicación

La comunicación tiene una intención o propósito “el propósito de enviar mensajes dentro de la organización hace referencia al porque son enviados y a que funciones específicas sirven” (Goldhaber, pagina 126, 1977). Estos mensajes generalmente son difundidos como respuesta a los objetivos y políticas de la organización.

Los mensajes siguen unos caminos dentro del espacio organizacional denominados redes de comunicación. Gran parte de estas redes son líneas formales de comunicación, en tanto que otras son líneas informales.

• La Comunicación Formal: es aquella donde los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la organización. Por regla general, estos mensajes fluyen de manera descendente, ascendente u horizontal.

• La Comunicación Descendente: sirve para enviar los mensajes de los superiores a los subordinados; uno de los propósitos más comunes de estos comunicados es proporcionar las instrucciones suficientes y específicas de trabajo: “quien, debe hacer que, cuando, como, donde, y por qué”.

• La Comunicación Ascendente: es la que va del subordinado a hacia los superiores. El principal beneficio de esta comunicación es ser el canal por el cual la administración conoce las opiniones de los subordinados, lo cual permite tener información del clima organizacional en esos ámbitos.

• La Comunicación Horizontal: Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. La mayoría de los mensajes horizontales tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel.

En conclusión, la comunicación en las organizaciones es una de las herramientas más importantes para lograr la productividad y motivación del personal. Es el medio a través del cual los integrantes conocen y difunden su trabajo.

Cuando el personal está al tanto de las herramientas de comunicación que la organización les otorga, se facilita el flujo de información. No es suficiente implementar canales de comunicación, la clave está en que el personal pueda utilizarlos de manera responsable y eficaz, no sólo para estar debidamente informados de lo que acontece en el lugar donde se desempeñan, sino también como parte de un clima laboral que contribuye a su propio desarrollo personal y profesional.

Matriz razzi

Por medio de la matriz se muestran las funciones y responsabilidades de las personas involucradas en un proyecto participan dando su tiempo o la línea de trabajo.

Cronograma del Proyecto

Para este Proyecto “Cooperativa de Leche Ácida Gámeza - Boyacá“ se hará uso del siguiente Calendario (Matriz) que identifica el tiempo de trabajo en los cuales está disponible cada recurso específico. Tiempo Completo (TC), Medio Tiempo (MT), Cuarto de Tiempo (CT).

Matriz de Tiempo para el Proyecto Cooperativa de Leche Acida	Inversionista	Director de Proyecto	Subdirector Financiero	Subdirector técnico- operativo	Subdirector jurídico	Personal Admtivo	Especialistas	Subcontratistas,  Aprendices,  autoridades ambientales y de infraestructura
						y contratistas
I. Etapa preoperativa. Fase de preconstrucción
Elaboración de los Estudios Técnicos de Detalle
		CT	CT	TC	CT	CT	TC	CT
Elaboración del Plan de Aseguramiento de la Calidad
		TC	CT	MT	TC	CT	TC	MT
Gestiones prediales		MT	CT	MT	TC		MT	MT
Programa de operación y mantenimiento
		TC	MT	TC	TC	TC	TC	TC
Intervención prioritaria		TC	CT	TC	MT	TC	TC	TC
II. Etapa preoperativa. Fase de constitución
Construcción y Adecuación  Local	CT	TC	TC	TC	TC	TC	TC	TC
Compra Maquinas y Tanques	CT	TC	TC	TC	TC	TC	TC	TC
Puesta en servicio	CT	TC	TC	TC	TC	TC	TC	TC
III. Etapa operativa: Mantenimiento y Operación
Actividades rutinarias y periódicas		MT	TC	TC	TC	TC	TC	TC
Análisis de los componentes de Mantenimiento y Operación de la Cooperativa		TC	MT	MT	TC	TC	TC	TC
Análisis Ambiental, Social y Predial		TC	TC	TC	TC	TC	TC	TC
Mantenimiento de equipos e infraestructura para la operación		CT	MT	TC	MT	TC	TC	TC
Operación y gestión		TC	TC	TC	TC	TC	TC	TC
Mantenimiento de la infraestructura		TC	TC	TC	TC	TC	TC	TC
IV. Etapa de liquidación y reversión
levantamiento de todos los bienes afectos al proyecto		TC	TC	TC	TC	TC	TC	TC
Informe del estado de cuentas debidamente soportado	TC	TC	TC	TC	TC	TC	TC	TC
Recorrido Por El Local Y Visita  A Clientes
	TC	TC	TC	TC	TC	TC	TC	TC
Liquidación del Contrato	CT	TC	TC	TC	TC	TC	TC

Además se muestra el Plan de liberación de personal

ROL	CRITERIO DE LIBERACIÓN	COMO	DESTINO
Inversionista	Al término del proyecto		Otros Proyectos
Director de Proyecto	Al término del proyecto		Otros Proyectos
Subdirector Financiero	Al término del proyecto	Comunicación por parte del Director del Proyecto	Otros Proyectos o labores diarias de su quehacer
Subdirector técnico- operativo	Al término del proyecto	Comunicación por parte del Director del Proyecto	Otros Proyectos o labores diarias de su quehacer
Subdirector jurídico	Al término del proyecto	Comunicación por parte del Director del Proyecto	Otros Proyectos o labores diarias de su quehacer
Personal Administrativo	Al término del proyecto	Comunicación por parte del Director del Proyecto	Otros Proyectos o labores diarias de su quehacer
Especialistas	Al término del proyecto	Comunicación por parte del Director del Proyecto	Otros Proyectos o labores diarias de su qué hacer

Normatividad Aplicable al Proyecto

• Decreto para la producción de leche 
• Según lo es establecido en las normas sanitarias de alimentos en especial el decreto 3075 de 2007 dentro de los alimentos considerandos  de mayor riesgo en salud pública , se encuentran la leche y los derivados lácteos y por lo tanto estos deben cumplir con los requisitos que se establezcan para garantizar las protección de la salud de los consumidores 
• Creación de cooperativas  
• Decreto 4588 de 2006 por el cual se reglamenta la organización y funcionamiento de las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado.
• Artículo  5°. Objeto social de las Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado. El objeto social de estas organizaciones solidarias es el de generar y mantener trabajo para los asociados de manera autogestionaria, con autonomía, autodeterminación y autogobierno. En sus estatutos se deberá precisar la actividad socioeconómica que desarrollarán, encaminada al cumplimiento de su naturaleza, en cuanto a la generación de un trabajo, en los términos que determinan los organismos nacionales e internacionales, sobre la materia.

Tomado de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=22659

1) Ley 1744 del 26 de diciembre de 2014, Por la cual se decreta el presupuesto del sistema general de regalías para el bienio del 10 de enero de 2015 al 31 de diciembre de 2016
2) Modelo certificado concordancia con plan de desarrollo
3) Modelo certificado concordancia con POT-PBOT-EOT
4) Modelo certificación predios de uso público
5) Modelo certificación de no financiación con otras fuentes
6) Ley 79 de diciembre 23 de 1988 Por la cual se actualiza la legislación cooperativa
7) Ley 454 de agosto 4 de 1998 Por la cual se determina el marco conceptual que regula la economía solidaria, se transforma el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas en el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, se crea la Superintendencia de la Economía Solidaria, el Fondo de Garantías para las Cooperativas Financieras y de Ahorro y Crédito, se dictan normas sobre la actividad financiera de las entidades de naturaleza cooperativa y se expiden otras disposiciones.

• Sistema General de Regalías (SGR)
• Procedimiento para acceder a los recursos SGR 
• Arts. 9 a 25, Decreto 1949 de 2.012, Ciclo de los Proyectos
• Que se puede financiar con los recursos de Regalías

Costos del proyecto

A continuación se evidencian los costos estimados para el proyecto de producción de leche ácida en Gámeza.

Costos del Proyecto

ACTIVIDAD	VALOR
Elaboración del Plano de canalización de tecnologías limpias y Herramientas técnicas metodológicas	$                        30.000.000
Capacitación de operación de equipos, instrumentos y tecnologías	$                        15.000.000
Compra de bodega	$                     300.000.000
Adecuación de planta de producción	$                     120.000.000
Adecuación de pisos	$                        12.000.000
Adecuación de paredes	$                        53.000.000
Enchapes	$                        23.000.000
Adecuación de bodega	$                        57.000.000
Instalaciones eléctricas	$                        10.000.000
Compra de maquinaria de alimentos	$                     130.000.000
Compra de tanques de almacenamiento	$                     150.000.000
Compra de menaje y recipientes de almacenamiento	$                        33.000.000
Elaboración y seguimiento de Programa de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial	$                        10.000.000
Compra de materia prima	$                     600.000.000
Compra de vehículos	$                     296.000.000
Publicidad	$                     250.000.000
Reembolsables	$                  2.752.344.977
TOTAL	$          4.841.344.977

Costos del Personal

CARGO	SALARIO	CANTIDAD	TIEMPO (Meses)	VALOR TOTAL
Ingeniero Alimentos	$ 3.000.000	1	48	$              144.000.000
Jefe Administrativo	$ 2.000.000	1	48	$                96.000.000
Contador	$ 1.500.000	1	48	$                72.000.000
Auxiliar Contable	$ 900.000	1	48	$                43.200.000
Tesorería	$ 1.000.000	1	48	$                48.000.000
Auxiliar de facturación	$ 900.000	1	48	$                43.200.000
Auxiliar Alimentos	$ 1.000.000	6	48	$              288.000.000
Analista de nómina	$ 1.500.000	1	48	$                72.000.000
Analista de selección	$ 1.400.000	1	48	$                67.200.000
Analista de contratación	$ 1.000.000	1	48	$                48.000.000
Asistente Administrativo	$ 900.000	3	48	$              129.600.000
Analista de compras	$ 1.000.000	3	48	$              144.000.000
Auxiliar de servicios generales	$ 644.350	3	48	$                92.786.400
Líder de Mantenimiento	$ 1.300.000	1	48	$                62.400.000
Almacenista	$ 1.000.000	3	48	$              144.000.000
Ayudante	$ 700.000	100	48	$           3.360.000.000
			TOTAL	$           4.854.386.400

Informes de Desempeño y Registro de Incidentes

Las evaluaciones de desempeño estarán orientadas a los siguientes aspectos:

·         Cumplimiento de especificaciones técnicas para el cumplimiento del contrato

·         Cumplimiento de plazos de entrega

·         Cumplimiento de aspectos administrativos

·         Cumplimiento en aspectos de HSE en la obra

Estas evaluaciones se realizarán cada tres meses y los resultados se presentarán anualmente, realizando comparación entre trimestres acerca del comportamiento de cada colaborador.

Gráfica Informe de Desempeño

CRITERIOS

1. Cumplimiento del reglamento interno de trabajo y reglamento de Higiene y seguridad industrial

2.  Autocuidado y prevención de accidentes en la realización de sus actividades

3.  Cumplimiento de  sus funciones con el Sistema de Gestión y las descritas en el perfil de cargos

4.  Interés por la labor que realiza, uso de elementos de protección personal

5.  Interés por la capacitación e instrucciones recibidas

6.  Comunicación con sus compañeros de trabajo y superiores

7.  Manejo y cuidado de los equipos asignados

8.  Habilidad para Desempeñar su cargo y Capacidad de buscar alternativas, cuando se le presentan problemas.

9.  Previene la contaminación desde la labor que realiza.

10. Cumplimiento de la Política de Gestión Integral de la Empresa

11. Participación en la Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos

12. Reporte de Incidentes y participación en análisis de causas

13. Sugerencias presentadas para mejorar la implementación del Sistema de Gestión

Además se da a conocer el formato por el cual se realizará el registro de incidentes para la ejecución del proyecto.

REGISTRO DE INCIDENTES
FECHA:	UBICACIÓN:
ÁREA:	DEPARTAMENTO:
REPORTADO POR:	CARGO:
DESCRIPCIÓN DEL INCIDENTE:
POSIBLES CAUSAS:
ACCIONES INMEDIATAS IMPLEMENTADAS:
PLAN DE ACCIÓN
ACTIVIDAD	FECHA REALIZACIÓN	RESPONSABLE	PARTICIPANTES

La información compartida se realizó a solicitud del gobierno del municipio de Gámeza con el fin de identificar la viabilidad del mismo, fue elaborado por el equipo de gestión de proyectos conformados por las siguientes personas:

• Carlos Parra
• Angélica Prieto
• Lizbeth Torres
• Leidy Delgado
• Jeffersson Camarón